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    「审计月刊」采购业务内控在企业管理中的作用

    发布时间:2022-04-15发布部门:

    采购业务内控在企业管理中的作用


    采购业务内控是企业内部控制的一个重要组成部分,采购业务是企业生产经营过程中原材料、生产设备的主要来源渠道,亦是办公中所耗用办公用品的主要来源渠道。本文分析了企业采购业务内控在企业管理中的意义、存在的主要问题,并有针对性地提出了相应的建议,旨在通过加强采购业务内控管理,降低采购成本,确保采购产品质量,完善采购物资的保管,从而提高企业的经济效益。



    01

    采购业务内部控制在企业管理中的意义


    企业采购业务中的采购是指采购原材料、商品、无形资产、工程物资、固定资产及接受劳务等。采购业务内控从确定采购计划、选择采购方式、供应商的准入与评估、采购物资的验收与保管、退货管理等进行详细规定,在现代企业管理中存在着重要的意义。

    完善采购业务内控管理是企业降低采购成本、保证采购物资质量、形成生产能力、提高企业竞争力的主要途径。
    采购业务内控在制定采购预算、编制采购计划、完善采购流程、加强采购物资验收与付款均做了详细的规定,要求企业在付款申请、付款审核、付款审批各环节严格控制,为企业在实际工作中提供指引。

    02

    采购业务内部控制在企业经营管理中存在的主要问题




    (一)未进行集中采购与机构分离

    主要表现在:一是企业分散采购与多头采购的现象较为严重,大批量的购买未进行集中采购,没有发挥购买方因较多的需求而享有议价的优势,增加了采购成本。二是对于重大与技术性较强的采购没有专业的技术人员和专家进行科学的论证,在采购决策与审批过程中未进行集体讨论与审批,增加采购舞弊的可能性。三是采购人员未按时轮岗,一名采购人员长期从事采购,更有一些小额采购或者零星采购全部由采购人员一人办理全部的采购业务,没有做到采购业务岗位职责相互分离与监督。


    (二)未编制合理的采购计划,未将采购计划纳入企业的预算进行管理

    每年年末物资需求部门没有以本年物资实际消耗量为依据编制下年的需求计划,甚至有时编制的需求计划没有上报采购部门进行汇总。导致采购部门在实际采购物资时盲目采购、未结合企业的实际需求、当前的库存情况、所需要采购物资的市场行情、企业的发展状况而进行采购,使企业的采购成本过高、实际物资储备量偏大,从而加大了企业的资金压力。

    采购计划的编制没有经过相关负责人审批后报企业进行集体决定,所制订的采购计划没有作为企业的刚性指令严格执行,也没有将采购计划纳入企业的预算进行管理,使采购计划的编制形式化。


    (三)未建立比较科学的供应商评估与准入制度

    主要表现如下:

    一是在供应商的选择与评价方面未能对供应商的信誉状况进行详细的了解,经营资质的合法性进行严格的审查,如果供应商不能合理选择,所购买的商品会质次价高,影响企业的经济利益。

    二是在供应商档案的管理与维护方面,没有对企业新进供应商、原有供应商及潜在供应商的档案分别管理;没有对已经合作供应商、潜在供应商的行业发展状况、信誉情况跟踪评价了解;导致企业供应商的信息不能时时更新,所记录信息没有较好地反映供应商资质信誉状况、经营情况,从而不能及时淘汰不合格的供应商,使企业的经济利益受损。


    (四)物资验收、仓储程序不规范

    一是没有明确规定采购物资的验收标准及验收流程,没有要求验收人员需要对购货合同、采购申请单、发票进行相互核对后编制所要检验物资的目录,使得所验收物资的名称、规格可能与购货合同、采购申请单上的名称、规格不相符,不能真实地反映企业库存物资。

    二是验收人员没有在物资入库前检查产品质量保证书、商检证书与合格证等证明物资质量状况的文件,对于一些技术性较强的、大批量的和新技术、较特别的物资,没有通过企业需求部门专业技术人员测试,也没有委托具有检验资质的专业机构或外部专家协助验收,不能很准确地确定所验收物资的质量状况。

    三是没有对验收过程中发现异常情况的应对方法进行明确规定,导致企业负责验收的机构或人员在验收过程中对所验收物资出现的异常情况没有及时处理,从而延误了企业的生产、经营。

    四是在物资储存过程中,没有对物资分类存放,没有按照物资属性、特征分别进行管理,导致物资由于储存不合理而霉烂、变质;仓库保管员没有建立物资储备台账,没能对物资的收、发、存数量详细记录,有些物资明明库存有剩余,没有对应的台账管理而再次购买,引起物资长期积压,造成物资减值;出入库手续不齐备、出入库审批不及时,财务人员做账没有依据,财务账务记录滞后于实物流转,没有起到财务账务管理对仓储实物管理的监督作用。



    03

    强化采购业务内部控制在企业经营管理中作用的对策和建议


    (一)建立科学的采购制度及相应的采购流程
    制度是一个企业管理的灵魂,是管理者及员工工作的依据,企业应当根据自身的实际情况,全面梳理采购业务流程,完善采购业务相关管理制度。
    首先,企业应统筹安排采购计划。企业的需求部门(包括生产、经营、项目等部门)应结合企业发展战略准确、及时地编制需求计划,经部门领导审批后报采购部门汇总后编制采购计划,在编制采购计划时应当结合企业的销售预测,遵循“以销定产”的原则,采用合理的计算方法,准确地计算出企业全年最佳采购需求量,每月或每次最佳采购量,防止由于采购过多,造成库存量过大,从而占用流动资金;计算最佳采购周期,避免由于采购时间间隔过长,造成原材料供应不上,影响生产持续进行,避免采购时间间隔过短,物资采购过于频繁,造成物资积压。应当把采购计划的实行效果纳入企业管理,作为各计划部门绩效考核的标准,避免不能遵照采购计划采购,造成与企业整体生产不协调。
    其次,企业应当建立采购申请制度。企业可以根据实际情况设置专门的采购部门,采购部门享有请购权,按制度规定的流程办理请购申请,经具有审批权限的人审批后办理请购,在批准采购申请时,审批人员应重点关注所申请的内容是否完整准确,不符合规定的申请不应予以批准。对于企业的超预算采购项目和预算外采购项目,首先应进行预算调整,经过特别授权审批后再办理请购手续。财务部门应对采购申请预算、资金需求情况进行审核,超限额的采购须经财务部长审核。
    再次,企业应当建立科学的供应商评估与准入制度。企业应对供应商的资质的合理性、经营的合法性进行审查,对于重要物资供应商或专业技术性较强的供应商应聘请专家进行评估。企业应编制供应商目录,目录不仅记录已经合作过的供应商,对于潜在的供应商也应登记管理,作为企业物资采购的一种资源。在编制采购计划时,不能直接指定或采用其他方式变相指定供应商,对一些特殊产品的供应商,如专有、专利等,应当提供相应的资料,需要经过专业人员的评估与讨论,审批人员批准才可纳入企业的供应商目录。企业应对供应商发展状况及时更新,对不合格的供应商建立淘汰机制。

    (二)采购业务不相容职务应进行有效分离
    企业物资采购的请购申请应当由请购部门提出报部门领导审批,采购人员应在供应商目录中选择几家价格较低的供应商报领导决定最终的供应商,经法务部门审核后的合同报部门领导审批后由其他的采购人员与供应商签订合同,采购的物资到货后质量验收人员验收入库,开具入库单交由财务部门进行账务处理。流程中各个环节应单独设岗,每个不相容岗位由不同人员担任,对重要岗位还应设置轮岗计划。
    总之,强化采购业务管理,控制采购风险,降低采购成本,对于企业的发展至关重要,企业的管理人员与全体员工应严格按内控规定执行。

    转自:计之窗

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