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    “公司印章”风险与防控

    发布时间:2022-03-17发布部门:合规与审计部门

    公司印章管理、使用风险防范与建议


    1建立健全企业日常印章管理制度,对印章的保管、使用、登记、审核、审批、注销等进行严格管控


    公司印章是公司人格的象征,公司印章日常管理应由专门人员保管,并明确保管公章人员责任。各种印章都应进行管理,做到专章专用。

    首先,若公司印章丢失,应按照相关行政法律法规的规定,履行法定的批准程序刻制使用新的印章,公司擅自刻制使用新章,未对丢失印章予以登报公示,其擅自刻制新章的行为构成行政违法,但该违法行为并不必然导致由其自行承担印章被他人盗用的民事法律后果。若公司长期未发现印章被盗,可视为公司对公章管理不规范。因此公司首先必须要管理好自己的印章防止印章被盗盖。如果因公司自身管理不善,导致公司印章被盗,公司可能需要对被盗后公章所盖合同承担相应民事责任。其次,公司发现印章被盗或遗失后,应及时保护现场并报警,要求公安机关立案或出具不予立案通知书,并自行记录印章被盗过程。最后,要及时通知相关交易伙伴并登报公示,说明印章遗失并声明作废。


    2公司对外用印应确保印章使用的唯一性,严禁空白纸张上加盖公司印章

    鉴于交易文本上加盖了公司印章便具有推定为公司意思表示的法律效力。公司对外签订重要合同,往来函件时尽量使用备案公章、法人章、合同专用章,确保印章使用的唯一性。印章不唯一的风险巨大,如果公司对外用章不具备唯一性,不得主张使用公司伪造印章对外签订的合同对公司没有约束力。

    此外,公司应完全杜绝在空白纸张上加盖公司印章情况的发生,严禁在空白介绍信、空白便函、空白格式化文件等材料上用印。


    3盗盖、私刻印章可能面临刑罚

    现实中,伪造印章的行为人多种多样,伪造企业印章的目的也各不相同,有的是为了便于开展业务,有的则是为了利用被伪造企业的资质和商誉,如借被伪造企业的名义开展经营、以被伪造企业的名义申请银行贷款、为债务提供担保等。

    看似盗盖、私刻印章是一件小事情,但盗盖、私刻企业印章属于违法行为,刑法第280条第2款规定:伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的,处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利。伪造公司印章属行为犯罪,只要有伪造行为即可构成犯罪,并不要求行为人实际使用、造成损失或情节严重。


    4交易相对人应履行必要的审查义务,保持审慎注意力

    即便合同加盖了公司印章,并不一定代表合同当然对公司具有约束力。交易相对人应当履行必要的审查义务,一方面核实、辨别印章的真伪,例如交易相对人可在合同签订前到工商行政部门查询签约公司备案印章,核实签约时公司印章的一致性。另一方面核实授权文件的真伪,必要时要求由法定代表人签章确认。

    特别是对于公司对外担保案件,公司法规定了公司对外担保应履行必要的决策和程序,交易相对人应当履行必要的形式审查义务,如审查公司对外担保是否经董事会或股东会决议,审查公司章程、对外担保数额等,必要时到工商登记机关调取公司备案章程以核对其真实性。

     

    转自

    内审小兵

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