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    「审计月刊」如何有效实施不相容职责分离

    发布时间:2021-04-16发布部门:

    1、我们首先来认识不相容职责是什么:


    所谓不相容职责是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为的职责。不相容职责分离的核心是“内部牵制”,它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约。不相容职责分离是重要内部控制工具,以不相容职责分离为核心内部牵制理论,也是内部控制思想早期的体现。


    2、企业中的职责可分为哪些类别:


    a.执行


    一般来说,此类职责最主要的特点是责任人拥有接触和使用企业某些资产的权力。例如,资金业务中的出纳,采购业务中的采购员等。承担“执行”职责的人员我们往往也习惯称之为经办人员。

    b.记录


    顾名思义,承担此类职责的人员最主要的功能在于对业务执行结果进行记录,或者可以说对资产的使用情况进行记录。例如,会计就是典型的记录职责;固定资产、存货的台账管理也属于记录职责。

    c.批准


    批准意味着授权执行。针对业务执行过程中一些重要事项,需设置批准程序,在专业方面保证业务发生的合理性。例如,采购需求的审批。


    d.核对


    承担此类职责的人员会对执行、记录、批准的情况进行核对,以确定业务运作的规范性。例如,稽核会计、资产现场盘点就是典型的核对职责。



    下面本文将阐述如何做到有效的职责分离。


    1、识别业务流程

    有效职责分离的第一步工作是识别业务流程,企业的业务运营是一个有机整体,流程划分有助于我们更好的理解企业运作机制,进而进行有效管理。


    2、识别流程重要职责

    完成流程界定后,还需对流程中的重要职责进行归纳,这也是我们对业务流程深化理解的必备工作。在识别流程重要职责过程中,我们必须明确每个职责是属于执行、记录、批准、核对四类中的哪一类。需要提醒的是,不要把“职责”同诸如“采购员”、“采购经理”等所谓岗位职务混淆。


    3、识别“基本不相容职责”


    前文我们将职责分为四类,而这四类职责将是我们识别不相容职责的基础,一般来说,这四类职责中存在以下5对不相容职责:

    ①批准进行某项业务和执行该项业务的职责要分离;
    ②执行某些业务和核对该项业务的职责要分离;
    ③执行某项业务和记录该项业务的职责要分离;
    ④记录某项业务和批准修改该项业务记录的职责要分离;
    ⑤记录某项业务和核对记录真实完整性的职责要分离。



    4、识别其他重要不相容职责

    除了业务环节内部的职责分离分析,采购业务若干业务环节之间的业务分离也应进行关注。我们可以称之为“次级不相容职责”,它发挥控制效果依赖于“基本不相容职责”。这一步骤将更多的结合企业特点,并充分发挥分析人员的专业能力。


    5、职责分离风险分级

    不相容职责分离的“深度”将影响其对舞弊风险和错漏风险的控制效果。但对职责无限制的进行分离也是不现实的,这势必将影响经营效率,同时升高管理成本。因此,有必要对各类职责分离情况所对应的舞弊风险和错漏风险情况进行分级,以便于企业根据实际情况选择。



    转载于:阅洲内控与风险管理


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